Klokkenluidersregeling
Klokkenluidersregeling
Klokkenluiden kan worden omschreven als het door een werknemer (de klokkenluider) extern bekend maken van vermoedens van illegale of immorele praktijken, die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van de werkgever en waarbij maatschappelijk belang in het geding is, aan personen die mogelijk actie daartegen zouden kunnen ondernemen.
Immorele/frauduleuze activiteiten kunnen zich afspelen bij zaken als aanbestedingen, woonruimteverdeling, financieel administratieve handelingen, maar ook bij “huis tuin en keukenfraude”, bijvoorbeeld het oneigenlijk gebruik maken van werkgeversfaciliteiten. Aangezien er gewerkt wordt met maatschappelijk geld heeft wonenCentraal hierin een extra verantwoordelijkheid. Tevens kan er sprake zijn van misstanden in de wijze waarop door medewerkers van wonenCentraal wordt omgegaan met collega’s, klanten of derden. Te denken valt aan discriminatie, intimidatie of ongewenste intimiteiten.
WonenCentraal vindt het belangrijk dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden/fraude binnen wonenCentraal, de bedrijfsvoering of in omgang met huurders en relaties. Deze regeling is hierbij van belang. WonenCentraal streeft verder naar een open aanspreekcultuur die wordt gekenmerkt door integriteit en transparantie. Via onder andere het ontwikkelingsprogramma wordt hierin permanent geïnvesteerd.
De onderstaande regeling is gebaseerd op de standaardregeling van de Stichting van de arbeid.
Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- Medewerker:degene die al dan niet in dienst, werkzaam is bij wonenCentraal;
- Leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de medewerker;
- Vertrouwenspersoon: een door de organisatie, in overleg met de OR, aangewezen
persoon. Vanuit het huidige P&O beleid, de manager P&O; - De onderzoekscommissie: de commissie die door de directeur-bestuurder is ingesteld om
als zodanig voor wonenCentraal te fungeren. In geval de melding de directeur-bestuurder betreft wordt die commissie
ingesteld door de voorzitter van de Raad van Commissarissen; - Een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de onderneming, onder meer in verband met: een (dreigend) strafbaar feit; een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van onder meer organen en belanghebbenden van wonenCentraal;een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die wonenCentraal of haar medewerkers, of organen en belanghebbenden schade kunnen toebrengen.
Anoniem melden altijd mogelijk!
Van onderstaande procedure mag altijd afgeweken worden door een vermoeden van een misstand rechtstreeks en anoniem te melden via de externe ‘meldmisstanden-lijn’ van Bureau Hoffmann. Dit kan 24 uur per dag via www.meldmisstanden.nl of van maandag tot en met vrijdag van 08.00 uur tot 20.00 uur via 0900-hoffmann.
De procedure
- Een vermoeden van een misstand wordt door een medewerker gemeld bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht, bij de directeur-bestuurder of bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan leidinggevende of directeur-bestuurder.
- Degene die de melding ontvangt legt de melding schriftelijk vast, met de datum waarop deze ontvangen is en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt. Om de anonimiteit van de melder te waarborgen worden op dit afschrift geen naam en adres van de melder vermeld.
- Degene die de melding ontvangt meldt deze onverwijld aan de directeur-bestuurder. Deze stelt een onderzoekscommissie samen, die de melding onderzoekt. Daarbij gelden algemene principes van proportionaliteit en zorgvuldigheid. Daarbij wordt dienovereenkomstig omgegaan met de belangen van de melder en degene die onderwerp is van de melding.
- De directeur-bestuurder informeert de voorzitter van de Raad van Commissarissen over de melding en de ondernomen acties. De onderzoekscommissie stuurt een ontvangstbevestiging (indien aan de orde via de vertrouwenspersoon) aan de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld.
- De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de onderzoekscommissie wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de stichting. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de medewerker niet worden genoemd en ook zal de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de medewerker gewaarborgd is.
-
Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de medewerker door de onderzoekscommissie, of via de vertrouwenspersoon namens de onderzoekscommissie, schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.
Melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen
- 1. De medewerker kan een vermoeden van een misstand ook melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen indien:
a. hij het niet eens is met het standpunt of de verlengingstermijn voor behandeling van de onderzoekscommissie;
b. er acuut gevaar dreigt, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
c. een situatie is waarin de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding;
d. er sprake is van een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
e. er sprake is van een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
f. er een wettelijke plicht is tot direct extern melden (art 16 wetboek van strafvordering);
g. de melding de directeur-bestuurder betreft. - De punten genoemd onder a t/m f worden door de voorzitter van de Raad van Commissarissen ook gemeld aan de directeur-bestuurder.
- De te volgen procedure is identiek aan die hierboven onder “de procedure” is beschreven, met dien verstande dat de acties beschreven bij punt 3 tot en met 6 worden gedaan door of onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
Rechtsbescherming
- De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan.
- De vertrouwenspersoon wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling.
- Degene die belast is met het onderzoek naar de melding krijgt hiervoor alle medewerking en inzage in alle stukken die hij/zij daarvoor nodig acht. Ook mag hij indien hij/zij dat noodzakelijk acht, externe deskundigen aantrekken.
- Gedurende de procedure worden er geen disciplinaire maatregelen genomen jegens de melder.
